Pemimpin Perubahan pada Pejabat Birokrat

Polewali Mandar Sulawesi Barat @arali2008.– Pemimpin Perubahan pada Pejabat Birokrat biasa digunakan pada ASN yang sementara mengikuti  Pendidikan dan Latihan Kepemimpinan. Johann Tarru dari LAN Makassar  menyebutkan bahwa Filasofi Dasar dalam Pendidikan dan Pelatihan Kepmimpinan Bagi Pejabat Birokrat Pemerintah adalah Menciptakan pemimpin perubahan dengan proyek Perubahan sebagai aktualisasi Perubahan, yang kemudian berlanjut pada pasca pendidikan dan pelatihan pada tempatnya bekerja sebagai Pemimpin Perubahan.

Proyek perubahan itu sendiri diartikan sebagai kemampuan menyusun suatu rencana pengembangan dan atau perubahan dan penerapannya di organisasi  tempat bekerja. Setidaknya ada 5 tahapan yang harus dibuat yaitu

1. Tahap I melakukan Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
2. Tahap II Mengkomunikasikan permasalahan dengan stakeholder (membangun komitmen bersama).
3. Tahap III Merancang perubahan dan membangun tim
4. Tahap IV Melaksanakan proyek perubahan (laboratorium kepemimpinan)
5. Tahap V Mempresentasikan hasil pelaksanaan proyek perubahan

Masing-masing tahap dapat dijelaskan sebegai berikut

Tahap I Melakukan Diagnosa kebutuhan perubahan organisasi

Tahap ini, calon pemimpin perubahan dibekali dgn kemampuan mendiagnosa organisasi — apa masalahnya dan solusinya—  sehingga mampu mengidentifikasi area dari strategi organisasi yang perlu direformasi. Dilakukan dengan membuat diagnose reading, penjelasan proyek perubahan dan rumusan proyek perubahan.

Baca juga; Visitasi ke Kec. Rappocini untuk Penguatan Inovasi Kepemimpinan Operasional

Tahap II Mengkomunikasikan permasalahan dengan stakeholder (membangun komitmen bersama).

Tahap pembelajaran ini mengarahkan calon pemimpin perubahan untuk membangun organizational learning atau pembelajaran bersama — sadar, mau dan mampu —- akan pentingnya mereformasi area organisasi yang bermasalah, diarahkan untuk mengkomunikasikan permasalahan organisasi tersebut kepada stakeholder–nya dan mendapat persetujuan untuk mereformasinya, terutama dari atasan langsungnya.

Beberapa pengetahuan yang perlu diketahui dan difahami dalam tahap 1 dan 2  sebagai berikut :

1. Diagnosa reading yaitu  telaahan Tugas dan fungsi pada unit kerja yang harus diidentifikasi permasalahannya, kemudian dicari alternative solusi pemecahannya. Yang perlu saya catat disini adalah leadership awareness yaitu kemampuan mengetahui apa yang akan dilakukan dan mengapa dilakukan, melihat masalah dan solusinya  terhadap kepekaannnya terhadap tugas dan fungsinya terhadap diri dan lingkungannya, seperti yang diperlihatkan pada gambar leadership Phyramid diatas
2. Perlu juga difahami  tentang perbedaan masalah manajemen dan masalah leadership. Dalam hal ini masalah manajemen biasa berhubungan dengan masalah tehnis, sementara masalah leadearship yang berhubungan dengan masalah adaptif terutama yang berhubungan tantangan kerja.

Pada tahap 1 dan 2 ini, Tiga gagasan yang ditemukan, diurut menjadi satu gagasan, kemudian dituliskan  latar belakangnya, menetapkan tujuan perubahan dan manfaat yang ingin dicapai.

baca juga Bekerja sebagai Reformer, Fasilitasi Pokok-Pokok Pikiran DPRD Polewali Mandar

Tahap III Merancang perubahan dan membangun tim

Oleh Maylitha Achmad, widyaswara dari LAN Makkasar menjelaskan, sebelum merancang proyek perubahan terlebih dahulu di bangun tim, tepatnya membangun tim efektif, hal-hal yang diperhatikan adalah

1. setiap anggota tim dapat Lebih cerdas secara emosi  yaitu mengelola dan merespon emosi diri sendiri dan emosi orang lain selama berinteraksi sebagai tim.
2. setiap anggota tim Lebih percaya diri sebagai tim perubahan — terutama pimpinan perubahan——- pada saat berhadapan dengan stakeholdernya/mitra kerjanya.
3. setiap anggota tim mempunyai  kesadaran bahwa “teamwork” dan “network” menjadi hal penting untuk dibangun dalam melakukan perubahan.
4. Tim mampu mengelola potensi dukungan dan konflik — resiko dan asumsi–  yang terjadi dalam implementasi proyek perubahan.

Baca juga: Membangun Tim Kerja Efektif dalam Proyek Perubahan

Dan calon pemimpin perubahan harus mempunyai kemampuan membangun tim efektif dalam mengelola kegiatan pengembangan dan atau perubahan pada instansinya, untuk itu  tim juga harus mampu;

1. Mengidentifikasi stakeholder,
2. Menganalisis stakeholder,
3. Mempengaruhi stakeholder.
4. Hasilnya adalah mampu membangun tim yang efektif untuk menwujudkan pengelolaan kegiatan organisasi

Mengidentifikasi stakeholder, yaitu stakeholder primer, sekunder dan utama. 1)Stakeholder primer, yaitu mereka yang langsung dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan, biasanya adalah penerima layanan. 2) Stakeholder sekunder, yaitu mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh kegiatan, yaitu mereka pengambil kebijakan. Dan 3) Stakeholder utama, yaitu mereka yang bisa memiliki pengaruh positif / negatif terhadap kegiatan yaitu mereka pemberi layanan.

Sedangkan menganalisis Stakeholder itu sendiri dimaksudkan agar tim dapat mengetahui  dukungan stakeholder dalam pelaksanan program kegiatan tertentu dari proyek perubahan yang akan dilakukan,  Analisisnya akan terlihat, stakeholder yang mendukung, yang tidak mendukung dan yang netral

Untuk mempengaruhi stakeholder diarahkan untuk mampu dalam memetahkan stakeholder dalam 4 kelompok stakeholder dengan Ciri-ciri  sebagai berikut :

• Promotors Stakeholder, memiliki kepentingan besar terhadap kegiatan dan juga kekuatan besar untuk mempengaruhi hasil  (atau menggelincirkannya)
• Defenders stakeholder, memiliki kepentingan pribadi yang besar untuk menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan
• Latents stakeholder, tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam Upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi kehiatan jika mereka menjadi tertarik
• Apathetics stakeholder, kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Upaya

Gambar Peta Pengelolaan Stakeholder antara “Kepentingan dan Pengaruh” yang dikelompok dalam 4 (empat) Kamar, Keatas menunjukan KEKUATAN YANG BESAR DALAM MEMPENGARUHI HASIL (bc. Pengaruh Besar) dan kesamping menunjukkan KEPENTINGAN  YANG BESAR DALAM MELAKSANAKAN KEGIATAN (bc. Kepentingan Besar)

Pemetaannya dilakukan dengan cara pengelompokan stakeholder seperti pada gambar diatas. Tim Kerja Efektif di samping mampu dalam mengelompokan stakeholder juga mampu melihat pengaruh dalam jaringan antara stakeholder, yang selanjutnya disebut sebagai Alat Pemetaan Jaringan (Bc. Peta Jaringan Net-MAP) yaitu didefinisikan sebagai alat pemetaan berbasis wawancara yang membantu orang memahami, memvisualisasikan, mendiskusikan, dan memperbaiki situasi di mana banyak aktor yang berbeda yangg memengaruhi hasil proyek perubahan  yang akan dilakukan.  Disini Rapat-Rapat Tim Efektif sangat diperlukan. Beberapa manfaat pembuatan peta jaringan stakeholder adalah

1. Peta Jaringan sebagai Alat bantu Lebih mudah bagi para calon pemimpin perubahan untuk lebih siap melakukan implementasi proyek perubahan yaitu :
   • Menentukan siapa saja stakeholder yang terlibat dalam network yang dibuat
   • Menganalisis bagaimana stakeholder saling terkait?
   • Mendefinsikan apa tujuan/interest stakeholder
   • Menentukan bagaimana tingkat pengaruh (influence/power) mereka dalam pencapaian tujuan proyek perubahan?

3. Peta Jaringan Membantu untuk memahami :
   • Kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda
   • Network terkait kewenangan formal & informal
   • Bottlenecks serta penyebab keberhasilan & kegagalan
   • Bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada
4. Peta Jaringan dalam Proses dan Hasil
   • Peta hubungan adalah rangka. Sedangkan diskusi justru sebagai substansinya
   • Hasil akhir : peta hubungan menunjukkan kepada siapa kita dapat bekerja sama
   • Proses yang maksimal akan melahirkan hasil yang maksimal (memberikan pandangan yang mendalam bagaimana mengeksekusinya)

Baca juga: Benchmarking ke Lokus Kota Surabaya

Cara Membuat NET-MAP

1. Tahap 1, List stakeholder (Pemerintah Swasta, Masyarakat, organisasi internasional dan stakeholder lainnya. Kemudian tentukan, siapa yang terlibat? ,dan kelompokan kategori  stakeholder dalam net-map: Pemerintah, Swasta, Masyarakat  Masyarakat (NGO),  Dunia Usaha, Aktor Internasional,dll
2. Tahap 2. Stakeholder relation (formal dan informal) yaitu Mengidentifikasi stakeholders. Bagaimana mereka saling berhubungan ?, yang diperhatikan adalah jenis hubungan, dan arah hubungan.
3. Tahap 3, Stakeholder Goals. Proponent/supporters/pendukung (+). Opponent/penentang (-) dan Neutral/Netral (+/-). Yaitu Memetakan tujuan dari setiap stakeholders :  Positif (+) = mendukung , Negatif (-) = menentang, Netral(+/-) atau  tambahkan singkatan/simbol untuk tujuan  dari hubungan itu sendiri
4. Tahap 4, Stakeholder potition, yaitu Menetapkan pengaruh stakeholders: Makin besar pengaruhnya maka makin tinggi tower-nya : Rendah : 1, Sedang : 3, Tinggi  :5,
5. Tahap 5. Menyepakati hasil peta jaringan  yang telah dibuat Pengelompokan stakeholders berdasarkan INFLUENCE & INTEREST, Memetakan Nilai pada Stakeholder, Penentuan Strategi berkomunikasi dengan stakeholders

Penting dilakukan NET-MAP karena Benefit yang ditawarkan oleh stakeholder adalah 1) Keahlian dan pengetahuan. 2) Keterampilan. 3) Waktu dan 4) Komitmen. Sementara Nilai pada stakeholder (Mengemas nilai proyek dalam konteks nilai stakeholder merupakan bekal untuk melakukan persuasi yang berhasil) yaitu Kemanusiaan, Solidaritas, Moral, Estetika, Sosial, Kehidupan, Etika, Politik, Budaya, Keagamaan, Material, Kerohanian, Keindahan dan Keberagaman. Akan mempermudah pelaksanaan proyek perubahan.

Dari semua penjelasan diatas, yang diterima penulis ketika mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Operasional. Yang dimulai Tahapan Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi, — ada masalah ada solusi-—- kemudian adanya komitmen bersama dan Adanya Rancangan Perubahan dalam Tim Kerja Efektif —- punya tim kerja —-, akan memberikan gambaran awal kemampuan dan pengembangan Kepemimpinan Perubahan pada Tahapan Pelaksanakan proyek perubahan (laboratorium kepemimpinan) — punya tahapan perubahan—–  dan Hasil yang akan dipresentasikan pada pelaksanaan proyek perubahan yaitu adanya perubahan yang terjadi.

 —

Blogger @arali2008

Opini dari Fakta Empiris Seputar Masalah Epidemiologi Gizi dan Kesehatan
di Kabupaten Polewali Mandar Propinsi Sulawesi Barat Indonesia