Pelatihan Business Process Engineer pada sub Kegiatan Pembangunan Daerah

Polewali Mandar Sulawesi Barat. @arali2008.— Ketika teman-teman perencana ditugaskan untuk mengikuti Pelatihan Business Process Engineer (BPE), atau dalam bahasa Indonesia diartikan Pelatihan Rekayasa Proses Bisnis. Ada yang tanya, “kira-kira pelatihan apa itu, pa Arsad!?  Sepertinya, dengan embel-embel ada kata “Bisnis” itu pelatihan perencanaan bisnis dengan hasil akhir adanya dokumen Rencana Strategis Bisnis (RSB), seperti dokumen perencanaan yang telah dimiliki oleh Rumah Sakit Umum Polewali Mandar

Saya perna ikut pelatihan jenis ini dimana dimana setiap unit-unit layanan produksi barang dan jasa dilakukan telaah bisnis untuk dapat menghasilkan keuntungan organisasi. Di Rumah Sakit Umum Daerah Polewali Mandar, disetiap unit layanan. Berapa jumlah pasien yang dilayani, jumlah pasien dengan titik kembali pokok modal yang dikeluarkan, tidak boleh sama atau lebih besar dari total jumlah pasien karena kalau ini yang terjadi maka rumah sakit akan mengalami kerugian dalam pengelolaan BLUDnya. (BLUD=Badan Layanan Umum Daerah)

Rencana Strategi Bisnis Rumah Sakit dibuat pada setiap unit layanan untuk mendapatkan titik kembali pokok modal yang digunakan.  Hitungan jumlah pasien harus dibawah total pasien setiap layanan, sehingga besarnya keuntungan dapat ditahu untuk dapat digunakan dalam pengelolaan BLUDnya.

Semua unit layanan dibuatkan proses bisnisnya yang kemudian akan menjadi Dokumen Rencana Strategis Bisnis. (bc. Dokumen RSB)  Yaa. Seperti yang dimiliki RSUD Polewali Mandar. Tidak memiliki Rencana Strategis Pembangunan OPD sebagaimana OPD lainnya. Tapi hanya memiliki Rencana Strategi Bisnis OPD dengan pengelolaan BLUD. Rumah Sakit Umum Polewali Mandar tidak menggunakan dana yang bersumber dari APBD lagi dalam pengelolaan operasionalnya tapi menggunakan dana dari keuntungan Rencana Strategi Bisnisnya.

Apakah yang diikuti teman-teman pada pelatihan Business Process Engineer, akan menghasilkan sebuah dokumen Rencana Strategi Bisnis?

Setelah melihat-lihat teman yang mengikuti pelatihan secara garing yang selalu ditampilkan pada layar LCD diruang kerja. Ternyata kata “bisnis” yang tercantum dalam kalimat tersebut bukan bisnis dalam pengertian pembuatan produk barang dan jasa layanan dengan tujuan menghasilkan keuntungan bisnis. Hanya sebuah proses rekayasa aktifitas-aktifitas sub kegiatan ditingkat “n”. Aktifitas yang tidak efektif dan efisien direkayasa menjadi lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaan capaian-capaian ditingkat “n”nya. Yang dimaksud “n” yang dimaksud disini “jumlah atau volume” output dari sub kegiatan “n” terhadap proses penggunaan sumber daya. Yaitu untuk menjawab, “Apa yang dikerjakan dan dihasilkan (barang) atau dilayani (proses) ?“

Ternyata ekspektasi saya keliru…..

Business Process Engineer ini sesuai dengan arti kalimatnya merekayasa proses kegiatan level “n” atau pada tingkat sub kegiatan dalam struktur rencana strategi OPD. Dengan menggunakan Aplikasi Visual Paradigm online.

Menarik dalam pelaksanaan kegiatan ditingkat “n”. Mulai dari pencarian masalah kegiatan dengan metode tulang ikan, dari komponen kategori input yang tidak berfungsi, dilakukan telaahan kebutuhan dan persyaratan perlakuan oleh stakeholder yaitu sesuatu yang dibutuhkan dan dan dipersyaratkan oleh stakeholder yang terlibat dalam kegiatan level “n”.

Dalam proses perencanan komponen kategori input pada dasarnya untuk menjawab “Apa yang digunakan dalam bekerja?” komponen-komponen kategori input itu adalah Man, Money, Metode, Material, Mechine, Market dan Time atau biasa dsingkat 6M+T

Dari komponen ketegori input yang bermasalah tersebut kemudian dijabarkan dalam pemetaan prosesnya as-is bisnisnya —– proses aktifitas sub kegiatan sebagaimana apa adanya—– serta analisis ratio nilai tambah agar dapat dilihat berbagai aktifitas yang mempunyai nilai tambah, tidak mempunyai nilai tambah dan penting tapi tidak mempunyai nilai tambah terhadap satuan waktu dalam menit.

Karena nilai ratio nilai tambah dihitung dengn satuan kerja dalam bulan dengan 22 hari kerja, dimana setiap hari waktu kerja 5-6 jam (rerata= 5.30 jam), dengan 1 jam 60 menit, maka diambil standar waktu menit dalam bekerja adalah 7000 menit. Disini aktifitas-aktifitas penggunaan sumber yang tidak mempunyai nilai tambah harus dibuang, diarahkan pada aktifitas-aktifitas yang hanya memberikan nilai tambah, sehingga didapat penggunaan efiseinsi penggunaan waktu, Sementara aktifitas yang penting tapi tidak memiliki nilai tambah bisa tetap digunakan bisa juga dibuang.

Hasil akhirnya berupa total waktu yang dihabiskan dalam aktfitas-aktifitas pada level ‘n”. tingkat efisien berfungsinya sumber daya input yang digunakan dalam bekerja, dapat dilihat pada hitungan-hitungan nilai tambah ini, semakin efisien jika total waktu sama dengan atau dibawah 7000 menit,  kurang efisien atau semakin tidak efisien bila nilai diatas 7000 menit.  hitungan-hitungan ini juga dapat memperlihatkan, Apa yang dikerjakan dan dihasilkan (barang) atau dilayani (proses).

Dilanjutkan dengan analisis kompleksitas proses (AKP), berapa aktor yang terlibat, aplikasi yang digunakan, kanal yang digunakan dan hand-off serta jumlah langkah proses yang terjadi. Semua dikalikan, hasilnya sebagai jumlah skor AKPnya.

Proses As-Is kemudian direkayasa menjadi proses to-be, —- proses aktifitas sub kegiatan hasil rekayasa —— hingga nilai skor AKP dan faktor-foktor lainnya  dapat dibandingkan antara proses as-is dan proses to-be terhadap nilai waktu proses, rasio nilai tambah dan skor AKPnya.

Dilakukan pula Bisnis Impact Analisis pada setiap bagian imput proses dan hasilnya akan dampak positif dan negatif. Kemudian dibuat rencana implementasi dan monev pengendalian sub kegiatan program pembangunan dari rekayasa proses bisnis yang telah ditetapkan.

Kesimpulan akhirnya dari pelatihan bisnis proses engineer adalah mendapatkan sub kegiatan atau aktifitas di level “n” yang lebih efektif dan efisien terhadap penggunaan sumber daya. Pelatihan ini penting untuk melihat status pembangunan yang dilihat dari level “n”,  yang dalam pelatihan ini disebut dengan proses bisnis. Ya… berbeda dengan ekspektasi saya terhadap kata bisnis pada rencana strategi bisnis pada dokumen rencana strategis bisnis  Rumah Sakit Umum Polewali Mandar yang ada pada nama pelatihan tersebut. Namun dengan sama dalam hal “Proses Bisnis” sama dalam melihat proses efisiensi dan efektifitas pada level ini.

 –

Blogger @arali2008

Opini dari Fakta Empiris Seputar Masalah Epidemiologi Gizi, Kesehatan dan Sosial
di Kabupaten Polewali Mandar Provinsi Sulawesi Barat Indonesia