Implementasi Fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Penyusunan Pokok-Pokok Pikiran DPRD Polewali Mandar

Polewali Mandar Sulawesi Barat, @arali2008.– Telah diimplemnetasikan Proyek Perubahan peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Operasional LAN Makassar selama 60 hari (Selama Bulan Mei dan Juni) tahun 2018, merupakan produk pembelajaran individual yang menjadi salah satu Indikator pencapaian hasil diklat dengan tujuan Terlaksananya fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Penyusunan Telaahan Pokok-Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali Mandar.

baca juga Bekerja sebagai Reformer, Fasilitasi Pokok-Pokok Pikiran DPRD Polewali Mandar

Proyek perubahan ini dilakukan dengan metode mengaplikasikan ide dan gagasan Kondisi Saat ini ( Masalah) : Belum ada Pedoman sekretariat dalam penyusunan Pokok-pokok pikiran DPRD yang selanjutnya disingkat POKIR, dengan Inovasi yang diharapkan: Penyusunan Pokok-pokok Pikiran DPRD, dan oleh Pemerintah daerah mempunyai dokumen dalam menelaah Pokok-pokok Pikiran DPRD. Dilakukan dengan 6 milestone.

Gambar  Konsultansi kepada Mentor  yang juga menjabat sebagai Sekretaris DPRD Kabupaten Polewali Mandar, melapor perkembangan Pelaksanaan Proyek Perubahan  yaitu pembuatan Pedoman Fasilitasi dan rencana Penyusunan Pokok-Pokok Pikiran Dewan

Milestone PERTAMA, Adanya Tim kerja Efektif,

Kegiatan Milestone pertama adalah konsultansi dengan mentor (Bpk H. Bakhtiar Musdalifa, SH, MM), Ketua DPRD Kabupaten Polewali Mandar (H. Ir, Fariduddin Wahid, M.Si), menggalang Partisipasi staf Sekretaraiat DPRD dan membentuk Tim Kerja Efektif, kegiatan ini dimaksudkan untuk menggalang partisipasi  Pegawai Sekretariat DPRD program Fasilitasi Sekretariat dalam penyusunan Pokok-Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali  Mandar

Foto bersama Fatma, Yanti, Wulan, Fifi, Tini, Sari, erni, saat apel pagi senin, 30 April 2018, difoto oleh reformer“OK Pa Arsad, Kami siap membantu!? Jawab teman-teman sekretariat sambil foto bersama.

Milestone KEDUA, Adanya pedoman fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Penyusunan Pokok-Pokok Pikiran DPRD,

Diilakukan Kegiatan milestone kedua dengan menggerakan tim kerja efektif untuk mengumpulkan Data draf Pedoman pada masing-masing bagian sekretariat, melaporkan kepada reformer dan oleh reformer membuat draf pedoman Fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Penyusun Pokok-Pokok Pikiran DPRD untuk didiskusikan, dilakukan perbaikan dan Finalisasi Penyusunan Pedoman Pokir. Hasilnya pedoman awal untuk Fasilitasi Sekretariat dalam penyusunan Pokok-Pokok Pikiran DPRD, pedoman akan disempurnakan pada milestone Evaluasi dan Pembuatan Laporan Proyek Perubahan.

Milestone KETIGA, Adanya Dokumen Pokok-Pokok Pikiran DPRD

Dilakukan pengumpulan  sumber data pokir yaitu laporan reses, laporan rapat dengar pendapat (RDP) dan laporan kunjungan kerja dalam daerah, kemudian diformulasikan dalam daftar permasalahan dan sinergisitas RPJMD Pemerintah Kabupaten Polewali Mandar pada bagian perencanaan pembangunan Balitbangren Daerah.

Milestone KEEMPAT, Adanya Pembedahan Dokumen Pokok-Pokok Pikiran DPRD,

Hasil diskusi reformer dan tim efektif dengan Kepala Seksi Perencanaan Balitbangren Daerah yang menghasilkan dokumen pokok-pokok pikiran DPRD yang telah tersingkronisasi dengan prioritas pembangunan dan RKPD, di dokumenkan menjadi sebuah Buku Dokumen Telahaan Pokok-Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali Mandar dan untuk mendapatkan manfaat dilakukan bedah buku, kepada para pejabat organisasi penerima manfaat, yaitu pejabat pada sekretariat DPRD, Pejabat pada Badan Balitbangren Daerah dan Ketua DPRD Kabupaten Polewali Mandar.

Gambar Bedah Buku Yang di Lakukan di Balitbangren Daerah Kabupaten Polewali Mandar(bpk Drs. Kallang Marzuki MM), Kepala Bidang Perencanaan dan Pengendalian Program (Andi Himawan Jasin, ST.MM) dan Kasubag Perencanaan Pembangunan ( Ansyari Bahrun. S.STP., M.Admin.KP) (2/7/2018)

Milestone KELIMA, Pelayanan public terhadap Pokok-Pokok Pikiran DPRD

Penyediaan layanan public terhadap dokumen telahaan pokok-pokok pikiran DPRD, pada sekretariat DPRD adalah pelayanan dan fasilitasi kepada setiap Anggota DPRD, yang ingin mengetahui saran dan pendapatnya telah terdokumentasi dengan baik atau belum, juga mengetahui tindak lanjutnya ketika dokumen telah terkirim ke Balitbangren Daerah serta tindak lanjutnya ke OPD sebagai penanggung jawab dalam pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan daerah

Akses Telaahan dokumen  melalui website DPRD Polewali Mandar, dilakukan dengan membuat satu sub menu dari menu Badan Anggaran web-site DPRD Polewali Mandar. Yaitu

• Nama website             : http://dprd.polmankab.go.id
• Menu                            : Alat kelengkapan Dewan àBadan Anggaran
• Sub Menu                    : Badan Anggaran -> Pokok-Pokok Pikiran

Web site DPRD Polewali Mandar ini adalah Web site baru, awal rencana proyek perubahan yang akan dimasukan dalam web tersebut dengan terpaksa tidak bisa dilakukan, sehingga oleh reformer dengan persetujuan mentor, melakukan pembuatan web set baru, bekerja sama dengan bagian Ortala Pemda Polewali Mandar.

Tampilan website yang lama http://dprd.polman.net. Tidak berintegrasi dengan website Pemerintah Kabupaten Polewali Mandar,

Disepakati juga kewajiban setiap anggota DPRD untuk memyampaikan Pokok-Pokok Pikiran, perlu dijadikan Indikator utama keberhasilan dalam penyusunan Pokok –Pokok Pikiran DPRD, yaitu Jumlah anggota DPRD yang membuat Pokok-Pokok Pikiran DRPD tepat waktu sebagai daftar Permasalahan  pembangunan daerah dengan target 100%,  devinisi operasional dan formula disusun sebagai berikut :

1. Persen Anggota DPRD yang membuat Pokok-Pokok Pikiran PDRD tepat waktu adalah Jumlah anggota DPRD yang membuat Daftar Permasalahan Pokok-Pokok Pikiran DPRD tepat waktu terhadap jumlah keseluruhan anggota DPRD dalam periode aktif satu tahun
2. Target 100 % adalah baik jika semua anggota DPRD membuat  Pokok-Pokok Pikiran DPRD sebagai bentuk kewajiban dalam melaksanakan tugas sebagai pelaksana fungsi anggaran.
3. Target yang tidak tercapai 100 % menunjukkan ada anggota dewan yang tidak menyampaikan laporan reses dan atau tidak melakukan reses sesuai jadwal yang telah di tentukan, sebagai variabel utama dalam pembuatan saran dan pendapat dalam penyusunan Pokok-Pokok Pikiran Dewan. sebagaimana tertuang Peraturan Pemerintah RI nomor 12 tahun 2018 tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib Dewan Perwakilan Rakyat Provinsi, Kabupaten dan Kota, tentang penyelenggaran reses, pada pasal 6 berbunyi : Anggota DPRD yang tidak menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (5), tidak dapat melaksanakan reses berikutnya.
4. Formula sasaran fasilitasi adalah :

Milestone KENAM, Adanya Laporan evaluasi Proyek Perubahan.

Dilakukan evaluasi semua tahapan dalam proyek perubahan, terutama hasil akhir yaitu keberadaan dokumen Pokok-Pokok Pikiran Dewan dan Rencana Tindak lanjutnya dan penggunaan pedoman fasilitasi Sekretariat dalam penyusunan Pokok-Pokok Pikiran Dewan.  Penyusunan laporan dilakukan oleh reformer sebagai laporan tugas akhir

Strategi dan Kendala Penyelesaian

Beberapa strategi yang dilakukan pada Pelaksanaan Proyek Perubahan adalah

1. Melibatkan pejabat yang terkait dan para pelaksana program misalnya di pejabat di Balitbangren, yaitu Kepala Seksi Perencanaan, Kepala Bidang Perencanaan Pembangunan dan Kepala Balibangren Daerah,
2. Dalam penyajian Data di web site melibatkan Kepala Bagian Ortala dan Bagian Humas Pemda Daerah dalam pembuatan alamat website baru, karena website lama sudah tidak berfungsi lagi.
3. Pada sekreraiat DPRD pejabat yang terlibat Yaitu Kepala Bidang Reses dan aspirasi, dan juga para pelaksana programnyanya kegiatan reses dan aspirasi. Melibatkan juga Kepala Bagian Risalah dan persidangan dan termasuk para kepala sub bagiannya

Kendala-kendala yang ditemukan  dalam penyelesaian proyek adalah

1. Kegiatan lebih pada fasalitasi bukan eksekutor, fasilitasi dalah proses melayani dan memperlancar penyusunan Telaahan Pokok-Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali Mandar, bukan yang membuat saran dan pendapat yang kemudian dituangkan sebagai pokok-Pokok Pikiran Dewan
2. Dokumen beberapa kali mengalami perubahan karena banyaknya pendapat yang harus tertampung baik dalam penyusunan pedoman maupun dokumen Pokok-Pokok Pikiran
3. Staf tidak terbiasa bekerja dengan ukuran yang jelas, terukur dan spesifik semisalnya kerja menfasilitasi anggota dewan dengan produk akhir sebuah dokumen.

Analisis Peran Stakeholder

Berdasarkan pelaksanaan proyek Peran stakeholder, yaitu kepentingan dan Pengaruh Stakeholder dalam pencapaian tujuan jangka pendek Proyek Perubahan Fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Telaahan Pokok-Pokok Pikiran DPRD  Kabupaten Polewali Mandar, dengan produk akhirnya yaitu adanya Pedoman Fasilitasi Sekretariat Dalam Penelaahan Pokok-Pokok Pikiran Dewan dan produk utamanya adalah Adanya Dokumen Pokok-Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali Mandar tahun 2018. gambaran peta stakeholder seperti yang diperlihatkan pada gambar peta stakeholder.

Capaian Perubahan

Gambaran capaian Perubahan sebagaimana tujuan pelaksanaan Proyek Perubahan jangka pendek yaitu Terlaksananya Fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Penyusunan Telaahan Pokok-Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali Mandar, sebelum dan sesudah dilaksanakannya selama 2 bulan  dengan 6 Milestone, yang selanjutnya disebut sebagai tahapan proyek perubahan jangka pendek dengan hasil tersedianya pedoman fasilitasi dan dengan hasil tersedinya dokumen Pokok-Pokok Pikiran  adalah:

1. ADA Pedoman Fasilitasi Sekretariat DPRD dalam Penyusunan Telahaan Pokok-Pokok Pikiran DPRD
2. ADA Dokumen Telahaan Pokok –Pokok Pikiran DPRD Kabupaten Polewali Mandar Tahun 2018 yang telah di serahkan kepada Balitbangren Daerah dan Juga telah diserahkan kepada Bupati Polewali Mandar
3. ADA penerima manfaat terhadap dokumen penelaahan Pokok-Pokok Pikiran DPRD
4. SANGAT JELAS bentuk pelayanan kepada DPRD yaitu FASILITASI kepada anggota DPRD
5. ADA indicator capaian kinerja organisasi dalam menghimpun saran dan pendapat dewan yang dituangkan dalam Pokok-Pokok Pikiran DPRD
6. ADA akses pelayanan Publik terhadap Pokok-Pokok Pikiran DPRD, baik secara langsung pada sekretariat DPRD, juga secara tidak langsung melalui Akses Internet pada website DPRD Polewali Mandar.

  ————–

Secara Keseluruhan Impelmentasi Proyek Perubahan Dapat di download dibawah ini

1.  Laporan Seminar Akhir (05) ARSAD RAHIM ALI
2. SK Pedoman Fasilitasi POKIR DPRD dan lampiran pokir

Predikat Hasil Akhir Proyek Perubahan Refomer  dengan Kepemimpinan Operasional adalah —LULUS SANGAT MEMUASKAN — untuk ulumni  klinik saja tautan berikut, Alumni Latpim Tk. IV Angkatan XI tahun 2018 LAN Makassar

---

Blogger @arali2008

Opini dari Fakta Empiris Seputar Masalah Epidemiologi Gizi dan Kesehatan
di Kabupaten Polewali Mandar Propinsi Sulawesi Barat Indonesia