Landasan Teori dan Empiris Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Polewali Mandar

Polewali Mandar Sulawesi Barat. @arali2008.—Banyak yang bekerja dalam organisasi, semisal ASN ( bc. Aparat Sipil Negara) dalam organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah) mereka begitu percaya diri dengan jabatannya. Sayang, mereka tidak tahu, bahwa jabatan yang mereka duduki ada landasan teori dan empiris.

Ketika penyusunan Struktur Organisasi Sekretariat DPRD dibuat, saya diikutsertakan dalam proses pembentukannya, berbagai bahan  materi disiapkan, terutama  bahan-bahan yang digunakan untuk menyusun landasan teori dan landasan empirisnya, sehingga menghasilkan struktur organisasi Sekretariat DPRD Polewali Mandar sebagaimana yang diamanatkan oleh peraturan Perundang-undangan mulai diberlakukan sejak  Januari tahun 2017.

Struktur organisasi Sekretariat DPRD Polewali Mandar dipersiapkan sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, penjabaran dari Pasal 208 Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, disebutkan bahwa, Kepala Daerah dan DPRD dalam menyelenggarakan Urusan Pemerintahan dibantu oleh Perangkat Daerah.

Kepala Daerah berkantor pada Sekretraiat Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah, memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom pada Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah dan Lembaga Lain yang diperlukan,

Sedangkan DPRD dibantu oleh Sekretariat DPRD. Juga sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah, melakukan fungsi Pembentukan Peraturan Daerah, Fungsi Penetapan (bc. Persetujuan bersama) Anggaran dan Fungsi Pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan yang ditetapkan atau disetujui bersama dengan Kepala Daerah.

Pasal 204 Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, disebutkan untuk  mendukung  kelancaran  pelaksanaan  tugas  dan wewenang  DPRD  kabupaten/kota,  dibentuk  Sekretariat DPRD kabupaten/kota.

Dengan  memperhatikan  pedoman  penyusunan organisasi Perangkat Daerah, maka Organisasi Sekretariat  DPRD  kabupaten/kota  dibentuk  untuk mendukung  pelaksanaan  fungsi  dan  tugas  pokok  DPRD kabupaten/kota, diarahkan untuk peningkatan kualitas, produktivitas,  dan  kinerja  lembaga dalam program peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat daerah.

Sekretariat DPRD sebagai perangkat daerah kabupaten sesuai Pasal 31 Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah merupakan unsur pelayanan administrasi  dan  pemberian  dukungan  terhadap  tugas  dan fungsi DPRD kabupaten/kota. Selanjutnya disebutkan bahwa Sekretariat  DPRD  kabupaten/kota dipimpin oleh Sekretaris DPRD kabupaten/kota yang  dalam melaksanakan tugasnya secara teknis operasional berada  di  bawah  dan  bertanggung  jawab  kepada  pimpinan DPRD  kabupaten/kota  dan secara administratif bertanggung jawab  kepada  bupati/wali  kota.

Yang dimaksud secara teknis operasional berada  di  bawah  dan  bertanggung  jawab  kepada  pimpinan DPRD, adalah kegiatan operasional dari anggota DPRD yang bekerja pada alat-alat kelengkapan DPRD sepenuhnya bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD.

Sementara Sekretariat  DPRD  kabupaten/kota  mempunyai  TUGAS;  menyelenggarakan administrasi   kesekretariatan   dan   keuangan, mendukung pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  DPRD   kabupaten/kota,  serta menyediakan  dan  mengoordinasikan  tenaga  ahli  yang diperlukan  oleh  DPRD  kabupaten/kota  dalam  melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Sekretariat DPRD kabupaten/kota dalam melaksanakan tugas mempunyai FUNGSI sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan administrasi  kesekretariatan  DPRD kabupaten/kota;
2. Penyelenggaraan administrasi  keuangan  DPRD kabupaten/kota;
3. Fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD kabupaten/kota;
4. Mendukung pelaksanaan tugas  dan  fungsi  DPRD kabupaten/kota yang meliputi fungsi pembentukan peraturan daerah, fungsi penganggaran dan fungsi pengawasan
5. Penyediaan dan  pengorganisasian  tenaga  ahli  yang diperlukan oleh DPRD kabupaten/kota.

Landasan Teori

Menurut Mintzberg (1989 : 111), agar organisasi dapat merespon berbagai tuntutan dan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan, maka organisasi setidaknya mempunyai beberapa fungsi, yaitu:

1. The stategic apex: Unit-unit top manajemen sebagai penanggung jawab keberhasilan organisasi dalam mencapai tugas pokoknya seperti halnya DPRD adalah Pimpinan DPRD, Untuk lingkup yang lebih mikro dari perangkat DPRD, maka ketua alat-alat kelangkapan DPRD merupakan stategic apex di unitnya sendiri, seperti: Ketua Badan Anggaran, Badan Pembentukan Perda, Ketua Badan Musyawarah dan Ketua Badan Kehormatan serta Ketua Komisi-Komisi DPRD. Untuk Sekretariat DPRD Jabatan sekretaris DPRD adalah mikro dari The Stategic apex, sedangkan bupati adalah makro “the stategic apex”nya
2. The operating core: yaitu unit-unit organisasi yang merupakan unsur pelaksana tugas pokok organisasi yang berkaitan dengan pelayanan langsung kepada anggota dan pimpinan DPRD, dalam hal ini langsung ditangani oleh bagian sekretariat DPRD.
3. The middle  line:  Yaitu  unit  organisasi  yang  bertugas  membantu  menterjemahkan kebijakan-kebijakan top manajemen untuk selanjutnya disampaikan kepada unit operating core (Unit Pelaksana) untuk ditindak lanjuti. Di DPRD Middle line adalah Sekretariat DPRD yang dipimpin oleh Sekretaris
4. The technostructure:  yaitu  unit-unit  yang  berfungsi  menganalisis  kebijakan-kebijakan pimpinan dengan mengeluarkan berbagai pedoman-pedoman/standarisasi standarisasi tertentu yang harus diperhatikan oleh seluruh anggota DPRD. Techno structure di DPRD adalah  bagian sekretariat DPRD  yang berhubungan dengan pembuatan pedoman dan atau standarisasi dengan bantuan lembaga tehnis daerah.
5. The support staff: Unit-unit yang pada dasarnya ikut memberi dukungan untuk tugas DPRD secara Dalam skope makro perangkat DPRD, sekretariat DPRD melaksanakan fungsi support staf sedangkan dalam skope mikro, support staf dilaksanakan oleh bagian Umum atau Tata Usaha Sekretariat DPRD

Memperhatikan teori organisasi di atas, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan administrasi  dan  pemberian  dukungan  terhadap  tugas  dan fungsi DPRD kabupaten/kota. Fungsi DPRD Kabupaten Polewali Mandar yaitu : fungsi pembentukan peraturan daerah, fungsi anggaran dan fungsi pengawasan. Kedudukannya dalam organisasi sekretariat DPRD dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. DPRD  secara makro  adalah the stategic apex, dan Sekretaris DPRD secara mikro adalah the stategic apex
2. Para kepala Bidang secara mikro bertindak sebagai midlde line yaitu menerjemahkan kebijakan top manajer untuk dioperasionalkan (unsur operating care). Termasuk didalamnya Penyediaan dan  pengoordinasian  tenaga  ahli  yang diperlukan oleh DPRD kabupaten/kota.
3. Para kepala sub bagian bertindak sebagai  pendukung pelaksanaan tugas  dan  fungsi  DPRD    kabupaten/kota yang meliputi:
   • Fungsi pembentukan peraturan daerah, merupakan unsur operating core dan ada unsur technostructure.
   • Fungsi penganggaran dan pengawasan merupakan unsur operating core
4. Para staf sekretariat bertindak sebagai penyelenggaraan administrasi  kesekretariatan  DPRD kabupaten/kota merupakan unsur support staff  dalam sekretariat DPRD atau selaku SKPD sekretariat DPRD.
5. Penyelenggaraan administrasi  keuangan  DPRD kabupaten/kota merupakan unsur support staff tetapi ada sedikit unsur technostructure sebagai analis perencanaan dan analis keuangan.
6. Fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD kabupaten/kota dan kegiatan operasional lainnya merupakan unsur operating core.

Secara teoritis bahwa sekretariat DPRD mempunyai dua organisasi yaitu organisasi sekretariat DPRD sendiri juga Organisasi Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretariat DPRD dipimpin oleh sekretaris DPRD dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah, sementara  organisasi Lembaga DPRD dipimpin dan bertanggung jawab kepada Ketua DPRD. Unsur-unsur the Stategic apex, operating core, middle line, the technostrukture dan support staff, dimiliki oleh organisasi lembaga DPRD dan organisasi Sekretariat DPRD.

Landasan Empiris

Berdasarkan hasil validasi empiris kesesuaian data dalam system informasi pemetaan urusan pemerintah dengan data dukung pemerintah daerah, Kementerian Dalam Negeri Repubilik Indonesia yang dilihat dari dua faktor yaitu

1. faktor umum berisi indictor jumlah penduduk Kabupoten Polewali Mandar (513, 653 jiwa, tahun  2015)  luas wilayah ( 2.022 km2) dan jumlah APBD (Rp. 1.315.81.708.924) yang ditunjang dengan data dukung Data Kependudukan tahun 2015, Polewali Dalam Angka bagian luas wilayah dan PERDA no 8 APBD Polewali Mandar Tahun 2015
2. dan faktor tehnis yang berisi indicator jumlah anggota DPRD (45 anggota ) dan jumlah Fraksi DPRD ( 8 fraksi) dengan data dukung SK tentang pengankatan 45 angga DPRD dan SK penetapan Fraksi DPRD.
3. Hasil verifikasi data yang dilakukan maka skor urusan pemerintahan setelah dikalikan dengan factor kesulitan geografis di dapat skor 900.

Memperhatikan dasar pemikiran teori dan data empiris tersebut di atas, dan memperhatikan hasil pembahasan Sekretariat Nasional ASDEKSI dan perakilan Sekretaris DPRD, sesuai hasil pemetaan skoring perangkat daerah, Sekretariat DPRD Kabupaten Polewali Mandar dengan kategori Tipe A terdiri dari 4 bagian dan masing-masing bagian terdiri dari 3 sub bagian, maka struktur organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Polewali Mandar disusun dengan uraian sebagai berikut :

1. Pimpinan dengan nama Sekretaris Dewan
2. Bagian- Bagian
   • Bagian Umum dengan 3 sub bagian yaitu
     • Sub bagian Tata Usaha
     • Sub Bagian Humas dan Dokumentasi
     • Sub Bagian Protokoler
   • Bagian Risalah dan Persidangan dengan 3 sub bagian yaitu
     • Sub Bagian risalah dan persidangan
     • Sub Bagian Hukum dan Perundang-undangan (Perda)
     • Sub Bagian Perpustakaan
   • Bagian Keuangan dengan 3 sub bagian yaitu
     • Sub Bagian Perencanaan program dan Anggaran
     • Sub Bagian Perbendaharaan
     • Sub Bagian Verifikasi, akuntasi dan pelaporan
   • Bagian reses, aspirasi dan Perlengkapan
     • Sub Bagian Reses
     • Sub Bagian Aspirasi
     • Sub Bagian Perlengkapan dan asset
3. Jabatan Fungsional

Sesuai pemetaan Sekretariat DPRD Kabupaten Polewali Mandar merupakan Tipe A terdiri 4 (bagian) Bagian dengan masing-masing 3 (tiga) sub bagian, sehingga ada 12 (dua belas) sub bagian, sesuai unsur organisasi menurut Mintzberg dapat dipetakan sebagai berikut :

Ada Unsur Support Staf : 3 Sub Bagian pada bagian umum sebagai unsur organisasi terendah yang mempunyai fungsi pelayanan administrasi dan mengelola unsur manajemen. Sedangkan ada 9 Sub Bagian pada 3 (tiga) Bagian lainnya sebagai unsur organisasi terendah yang mempunyai fungsi dukungan terhadap fungsi DPRD (Unsur Operating Core dan Unsur Technostructure). Yaitu Bagian Risalah dan persidangan mendukung fungsi pembuatan peraturan daerah, Bagian Keuangan mendukung fungsi Anggaran dan Bagian Reses, Aspirasi dan Perlengkapan mendukung fungsi pengawasan DPRD terhadap jalannya pembangunan daerah.

Sehingga perbandingan sub bagian yang melaksanakan fungsi pelayanan administrasi dan mengelola unsur manajemen dibandingkan sub bagian yang melaksanakan dukungan terhadap fungsi DPRD adalah 3 : 9. Hal ini menunjukkan penguatan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mendukung fungsi DPRD, hal ini juga berpengaruh terhadap perubahan sumber daya : kualifikasi jabatan (SDM), penganggaran, asset dan sarana prasarana.

Penting di ketahui  dasar adanya organisasi sekretariat DPRD berdasarkan landasan teori dan landasan empiris. Sangat perlu di ketahui dan difahami para pejabat dan staf sekretariat, baik sekretaris DPRD, Kepala Bidang, Kepala sub bagian dan para staf. Perlu difahami bahwa disekretariat DPRD yang dilayani adalah para anggota dengan yang terhormat, secara operasional tehnis mereka bekerja dan bertanggung jawab kepada Ketua DPRD. Namun secara administrasi  sekretraiat DPRD bertanggung jawab kepada Kepala Daerah.

  —–

Blogger @arali2008

Opini dari Fakta Empiris Seputar Masalah Epidemiologi Gizi dan Kesehatan
di Kabupaten Polewali Mandar Propinsi Sulawesi Barat Indonesia