Pelatihan dan Pertemuan Yang Baik dan Benar

Polewali Mandar Sulawesi Barat @arali2008.– Dari sekitar 100 pelatihan dan pertemuan yang pernah saya ikuti dan atau saya selenggarakan, saya dapat simpulkan bahwa ada pelatihan dengan penyelenggaraan yang sangat baik dan ada juga dengan pelatihan dengan penyelenggaraan dengan tidak baik. Kata kunci untuk membedahkan yang baik dan yang tidak baik adalah terletak pada ada tidaknya Petunjuk Pelaksanaannya atau istilah dalam bahasa inggris TOR (Tehnical of Referens), TOR ini sudah harus diberikan bersamaan ketika peserta diundang. Ketika peserta atau penyelenggara tidak mendapatkan TOR atau oleh penyelenggara tidak membuat TORnya maka sudah bisa dipastikan bahwa pelatihan atau pertemuan tersebut akan menghasilkan sesuatu yang “sangat jelek”.

Saya benar-benar kaget dan sulit untuk berpikir secara logis, ketika saya mengikuti pelatihan Manajemen Supervisi dan Logistik Tingkat Proivnsi Sulawesi Barat yang dilaksanakan dari tanggal 15-17 Oktober 2008, difasilitasi oleh Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Barat dengan sumber dana Unicef, peserta dari petugas pengelola program Dinas Kesehatan Kabupaten Polewali Manadar, Kabupaten Mamasa dan Petugas dari Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Barat sendiri, masing-masing kabupaten dan provinsi terdiri atas 6 orang (18 orang). Pelatihan bertempat di Clarion Hotel and Convention Makassar Sulawesi Selatan

Ketidak mengertian saya dimulai dari surat panggilan untuk mengikuti pelatihan dari Kepala Dinas Kesehatan provinsi Sulawesi Barat  tampa adanya lampiran TOR, yang ada hanya  waktu pelaksanaannya, pada surat ditulis pelatihan dimulai tanggal Senin, 13 Oktober 2008 sampai dengan Jumat, 17 Oktober 2008 tetapi melapor pada hotel pada hari selasa dari jam 14.00 sampai dengan 18.00 wita, sehingga kami (6 orang) dengan menggunakan mobil dinas kantor harus meninggalkan kantor menujuh Makassar  tiba tepat dihotel pukul 18.00, tidak ada acara pada malam harinya, jadi acara dimulai keesokan pagi harinya Rabu tanggal 15 Oktober 2008.

Jadi bayangan kami acara efektif selama 3 hari (Rabu, Kamis dan Jumat), namun ketikan tiba pada Hari Jumat serta merta Panitia penyelenggara  menambah satu hari lagi yaitu Sabtu tanggal 18 Oktober 2008, teman-teman yang sudah siap cek-out jumat harus menahan diri untuk cek –out siang untuk keesokan harinya, sabtu 18 oktober 2008 karena paginya masih ada materi simulasi dan rencana tindak lanjut. Tambahan satu hari ini dengan konsekwensi memotong biaya penyelenggaraan tambahan satu hari dari biaya lumpsum ketika pulang, hal ini diketahui ketika peserta menerima biaya stranspor dan lumpsum datang dan pulang, diakui memang pelatihan difasilitasi secara sempurna oleh fasilitator dari Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Selatan dengan pendekatan orang dewasa, tapi kami pulang dengan perasaan seperti anak kecil yang di main-mainkan oleh mereka, panitia penyelenggaran dari Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Barat.

Diskusi dari Kasus ini

1. Pelatihan dimulai tanggal 13 Okrober 2008 tapi melapornya tanggal 14 Oktober 2008 celakanya acara dimulai tanggal 15 Oktober 2008. Sepertinya surat undangan panggilan pelatihan yang ditanda tangani oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Barat tidak dibaca terlebih dahulu alias langsung ditanda tanganinya, padahal sipembuat surat sudah pasti tidak mempunyai ketegasan waktu, ia tidak berpikir pelatihan dilakukan di hotel berbintang ( Clarion Hotel dan Convention Makassar ), dihotel tidak ditemukan sistem kompromi, sebagaimana pelatihan pada tempat pelatihan yang sederhana tapi lengkap sarananya.
2. Ketika melapor dihotel maka pihak hotel akan mengenakan biaya inap dan fasilitasnya termasuk fasilitas pertemuannya. Jadi pada hari Selasa panitia telah rugi karena tidak ada kegiatan pada malam harinya. Celakanya lagi, panitia dengan seenaknya menambah satu hari lagi yaitu sabtu yang tidak ada biaya penyelenggaraannya sehingga peserta harus dikorbankan biaya lumpsum pulangnya.
3. Kerugian peserta bukan saja pada biaya lumpsum pulang tapi juga adalah proses pelatihan yang tidak diobservasi, berbagai macam proses diskusi mulai dari proses simulasi, opini dan pendapat diskusi secara spontan tidak tercatat, Panitia hanya memungut kertas-kertas catatan diskusi peserta, terlihat “Sangat Amatir”
4. Kerana pelatihan dijadwalkan selesai Jumat dan peserta sudah harus berkumpul dengan keluarganya dan pemenuhan janji-jani pada Hari Sabtu, dengan tambahan satu hari lagi jelas kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan pada hari Sabtu dikantor maupun keluarga harus dibatalkan.
5. Totalnya fasilitator dalam membawakan materi pelatihan secara sempurna bila tidak di dukungan oleh panitia yang yang tidak profesional (“amatiran”) pelatihan ini kesannya hanya sekedar melaksanakan kegiatan “yang penting selesai”

Kejadian pada petugas-petugas Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Barat bukan saja ditemukan pada seperti kejadian diatas, pada berbagai kegiatan sering terjadi dan yang dirugikan adalah petugas kabupaten yang secara langsung juga merugikan masyarakat yang dilayani. Ingat ! petugas propinsi  tidak melayani masyarakar secara langsung tapai mereka mencoba melayani masyarakat, apa tidak berlebihan melewati kewenangan petugas Kabupaten.

Sepertinya apa yang dikatakan oleh orang-orang pusat ketika berkunjung ke Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Barat ”Orang Propinsi Berjiwa Kabupaten” ada betulnya dan celakanya teman-teman yang ada di propinsi tidak berusaha berubah diri. ”Ini kesempatan, propinsi baru, biar salah tetap dimengerti oleh mereka yang lihat” begitu kata mereka. Lalu siapa yang merubahnya.? wallahu alam!

TOR

Dari berbagai pengalaman, TOR yang merupakan singkatan dari Tehnical of Referens atau juga lebih lengkapnya Tehnical of Research atau dalam bahasa Indonesia adalah Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan (POA) adalah  Sutau pedoman pelaksanaan kegiatan semisal pelatihan atau pertemuan didalam berisi komponen-komponen :

1. Pengantar atau latar belakang suatu kegiatan yang akan dilaksanakan,
2. Tujuan dan hasil yang diharapkan
3. Materi dan waktu pembawaan materi yang disusun secara sistematik dan kronologis maksudnya materi-materi disusun sedemikian rupa, mulai dari yang ringan, berat, sedang, berat dan ringan. Output setiap materi, metodenya termasuknya alat dan bahan yang dipakai. Prinsipnya waktu dan penyapaian materi dilakukan secara efektif dan efisein oleh panitia atapu fasilitator/narasumber
4. Peserta dan pelatihan serta pelatihnya atau fasilitator
5. Waktu Pelaksanaan
6. Tempat dana sarana  yang digunakan
7. Penyelenggara dan panitia
8. Biaya yang terurai dengan dengan jelas termasuk pertanggung jawaban administrasinya
9. Rencana tindak lanjut
10. dan lain-lain yang dianggap perlu misalnya  dokumentasi dan observator yang selalu melihat kegiatan berdasarkan proses yang terjadi. Sehingga TOR biasa juga dilengkapi dengan CIPO (Content, Input, Proses dan Output) termasuk didalamnya produk yang dihasilkan.

Kesemua komponen tersebut diatas disusun sejelas-jelasnya dengan melibatkan  semua anggota (Panitia) yang terlibat dalam pelatihan atau pertemuan, Tugas dan peran setiap anggota sudah harus difahami dengan baik mulai dari awal pelatihan sampai dengan akhir pelatihan. Setelah semua jelas komponen TORnya baru kemudian  kegiatan tersebut dilaksanakan, Inilah pelatihan atau pertemuan yang dikatakan sangat baik dan profesional.

 —

Blogger @arali2008

Opini dari Fakta Empiris Seputar Masalah Epidemiologi Gizi dan Kesehatan
di Kabupaten Polewali Mandar Propinsi Sulawesi Barat Indonesia